Učinkovito delegiranje!

Kako učinkovito delegirati?

Na upit mnogih menadžera kako „osloboditi“ barem malo vremena za sebe ili za obavljanje važnijih poslova, obično odgovorim da je to moguće postići kroz delegiranje i odmah nailazim na odmahivanje glavom kojim mi poduzetnici na neverbalan način pokazuju da se to ili ne usude učiniti, ili su to već činili, ali bezuspješno ili pak nemaju kome delegirati. Ovo posljednje je razumljivo ukoliko poduzetnik obavlja posao sam ili ima jednog suradnika koji je možda još i prostorno udaljen. Sve druge situacije više idu u prilog da se poduzetnik ne usudi delegirati ili je rezultat pokušaja prošlih delegiranja bio nezadovoljavajući. No, da je delegiranje samo prenošenje posla koji sam moram obaviti na obavljanje drugoj osobi bio bi to vrlo jednostavan proces i ne bi se mogao svrstati pod vještinu.

Pri samom delegiranju trebamo voditi računa o tome

  • što delegiramo
  • kome delegiramo
  • kako delegiramo

 

Što delegiramo?

Na pitanje što delegiramo, tj. koje zadatke, obaveze, poslove koje smo do sad obavljali sami ili trebali obavljati sami od sad želimo da obavljaju naši suradnici, trebamo razmisliti jesu li ti poslovi rutinski, jednostavni i može li ih obaviti gotovo svatko, samo je potrebno za njih imati vremena ili pak su to zahtjevniji zadatci, složeniji poslovi koji pred osobu koja bi ih trebala obaviti postavljaju izazov?

Kome delegiramo?

Kome delegiramo usko je povezano s prvim pitanjem što delegiramo.  I sami znamo da nisu svi naši suradnici jednako stručni, educirani, kompetentni ili zainteresirani za sve poslove koje bi mi željeli delegirati. Trebamo dobro razmisliti tko je od njih najsposobniji za koju vrstu zadataka. Primjerice, suradnik koji je šutljiv i samozatajan, no vrlo bistar i spretan u radu na računalu zasigurno će pripremiti mnogo bolju pisanu ponudu nego pregovarati s klijentom s kojim vi osobno kontaktirate, dok će pak drugi, mnogo elokventniji, jedva dočekati da pregovara s vašim klijentom, ali nikako mu ne odgovara da kasnije cijeli dogovor uobliči u pisanu ponudu.

Kome od dvoje suradnika delegirati posao?

Možda, i naravno ukoliko je moguće, dio posla jednom, a dio posla drugom pa će ga zajedno obaviti jednako dobro kako što biste ga Vi obavili sami. No, to nije uvijek tako jednostavno. Ponekad nemamo sve potrebne kompetencije kod svih suradnika. Tada trebamo vidjeti koji su to poslovi koje može netko od suradnika obaviti, a koji su ti koje ipak moramo obaviti sami. Ponekad to može čak značiti da složenije poslove prepustimo, a manje složene obavimo sami. Na primjer, ukoliko smo vještiji u računalnim vještinama od suradnika zasigurno će naša ponuda biti kvalitetnije i ljepše oblikovana te time reprezentativnija, no naš je elokventan i šarmantan suradnik koji nikako ne voli „administrativne poslove“ uspio ispregovarati posao i to na dvodnevnom poslovnom putu na koji vi niste trebali otići i tako uštedjeli  vrijeme.

Također, vrlo je važno obratiti pažnju da kod delegiranja, iako rutinskih i jednostavnih poslova, neke suradnike uvijek zaobilazimo kako ne bi pogriješili i te, u pravilu, neizazovne poslove gotovo redovito delegiramo sposobnijim i odgovornijim suradnicima za koje smo sigurni da će posao obaviti ispravno. Koliko smo takvim delegiranim poslovima motivirali svoje sposobne suradnike koje želimo zauvijek zadržati u tvrtci? Kakvu poruku smo im time poslali? Zašto te poslove nismo delegirali na manje sposobne suradnike? Ukoliko smo iskreni sebi samima znamo da smo tako bili sigurniji da će ih obaviti sposobniji djelatnici. No, time smo demotivirali svoje  sposobnije djelatnike, ujedno im oduzeli vrijeme u kojem bi mogli obaviti neke izazovnije poslove koje sad nemate kome delegirati.

Kako delegirati?

Upravo gore navedena najčešća greška može se izbjeći na način da analizirate poslove koje želite delegirati, analizirate suradnike koji su sposobni obaviti određene poslove i odredite koliki ste angažman voljni uložiti kako bi ih naučili to napraviti.

Delegirajući zadatak potrebno je delegirati i jasne upute, jasne rokove, sve potrebne informacije i sredstva, odgovornost, ali i ovlasti i ono najvažnije osigurati podršku i usmjeravanje tijekom obavljanja posla, pogotovo kod obavljanja delegiranog posla po prvi puta. Nerijetko, kada vaš suradnik obavlja zadatak prvih nekoliko puta, trebate uložiti gotovo isto vremena kao da ga obavljate sami pa tada pokušajte izbjeći rečenicu: „A dok mu ja sve objasnim za to vrijeme posao obavim sam“ već se motivirajte time da će vam se uloženo vrijeme u obuku i podršku višestruko i dugoročno isplatiti.

Kako odabrati prave ljude za obavljanje konkretnih zadataka, kako ostvariti puni potencijal na individualnoj, timskoj i organizacijskoj razini?

Odgovor nam daje NBI™ alat za procjenu preferencija u načinu razmišljanja.

Certificirani smo konzultanti za provođenje psihometrijskog alata NBI™ (Neethling Brain Instrument) koji mjeri preferencije u razmišljanju.

Obratite nam se s povjerenjem.

E-mail: asja.lajtman@avus.hr                                    Web: www.avus.hr 

 

Poslovna mini akademija

AVUS d.o.o. u suradnji s DIDASKO d.o.o. jezično edukativnim centrom Vam predstavlja trening za stvarnu poslovnu svakodnevicu.

Tražite edukaciju s aktualnim temama koja pruža više od standardnih seminara i daje konkretna rješenja za primjenu u svakodnevnom upravljanju i vođenju?
Trebate trening kreiran da Vam pomogne u rješavanju stvarnih poslovnih situacija u kojima se često nalazite?
Želite sve to prije isprobati na stručno vođenoj radionici te svoja iskustva i znanje moći uspješno primijeniti u praksi?

Za više informacija i prijave slobodno se obratite:
Didasko d.o.o. jezično edukativni centar
Športska 6a, Čakovec
didasko@didasko.com.hr ili na 099 259 1701

Web: www.didasko.com.hr/poslovna-mini-akademija/